Dalam kegiatan bisnis sehari-hari, perusahaan pasti mengeluarkan biaya untuk membeli berbagai perlengkapan pendukung operasional, seperti alat tulis kantor, tinta printer, kertas, bahan pembersih, hingga perlengkapan kerja lain. Dalam istilah akuntansi, pengeluaran semacam ini disebut “supplies” atau perlengkapan.
Namun, banyak pelaku usaha dan staf administrasi masih bingung: apakah supplies dicatat sebagai biaya operasional, aset lancar, atau bahkan persediaan?
Kesalahan klasifikasi bisa memengaruhi laporan keuangan dan penilaian kinerja perusahaan.
Artikel ini akan membahas secara jelas apa itu supplies dalam akuntansi, jenis-jenisnya, cara pencatatan di jurnal, hingga bagaimana posisinya dalam laporan keuangan.
Mengenal Supplies dalam Akuntansi
Dalam akuntansi, supplies adalah barang atau perlengkapan yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan, namun bukan bagian dari barang yang dijual atau diproduksi.
Menurut prinsip akuntansi, supplies termasuk aset lancar (current assets) saat pertama kali dibeli, karena nilainya masih memberi manfaat ekonomi di masa mendatang. Namun, ketika supplies digunakan, nilainya akan berubah menjadi biaya (expense) karena manfaatnya sudah habis dipakai dalam periode berjalan.
Contoh umum supplies antara lain:
- Alat tulis kantor (ATK) seperti kertas, pena, dan tinta printer.
- Bahan pembersih dan perlengkapan kebersihan.
- Perlengkapan produksi yang tidak menjadi bagian dari produk akhir.
- Barang habis pakai lainnya yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari.
Dengan kata lain, supplies adalah perlengkapan operasional yang sifatnya habis pakai dan tidak tahan lama.
Jenis-Jenis Supplies
Supplies dalam akuntansi dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis, tergantung pada fungsi dan penggunaannya dalam kegiatan bisnis:
1. Office Supplies (Perlengkapan Kantor)
Merupakan perlengkapan yang digunakan untuk keperluan administrasi kantor sehari-hari, seperti kertas, amplop, tinta printer, staples, map, dan sebagainya.
Jenis ini paling umum ditemukan pada hampir semua perusahaan.
2. Factory Supplies (Perlengkapan Pabrik)
Digunakan dalam proses produksi, tetapi tidak menjadi bagian dari produk jadi.
Contohnya: sarung tangan kerja, oli mesin, bahan pelumas, kain lap industri, dan peralatan kecil untuk perawatan mesin.
3. Store Supplies (Perlengkapan Toko)
Ditemukan di lingkungan ritel atau toko, seperti kantong belanja, pita harga, kertas kasir, dan bahan kemasan ringan.
4. Maintenance Supplies (Perlengkapan Perawatan)
Barang-barang yang digunakan untuk mendukung kegiatan pemeliharaan fasilitas, seperti deterjen, cairan pembersih, atau lampu cadangan.
Setiap jenis supplies memiliki perlakuan akuntansi yang sama, yaitu diakui sebagai aset saat pembelian, dan menjadi biaya saat digunakan.
Cara Mencatat Supplies di Jurnal Akuntansi
Proses pencatatan supplies dalam akuntansi melibatkan dua tahap utama: saat pembelian dan saat penyesuaian akhir periode.
1. Saat Pembelian Supplies
Ketika perusahaan membeli perlengkapan kantor senilai Rp3.000.000 secara tunai:
Jurnal:
Debit: Supplies Rp3.000.000
Kredit: Kas Rp3.000.000
Supplies dicatat sebagai aset karena belum digunakan.
2. Saat Penyesuaian di Akhir Periode
Misalnya, setelah dilakukan stock opname, diketahui sisa supplies yang belum digunakan sebesar Rp1.000.000. Artinya, perlengkapan yang telah digunakan selama periode berjalan adalah Rp2.000.000.
Jurnal Penyesuaian:
Debit: Supplies Expense Rp2.000.000
Kredit: Supplies Rp2.000.000
Dengan jurnal ini, laporan laba rugi akan mencatat biaya supplies sebesar Rp2 juta, sementara neraca akan menampilkan sisa supplies Rp1 juta sebagai aset lancar.
Supplies dalam Laporan Keuangan
Dalam laporan keuangan, supplies muncul di dua tempat tergantung kondisinya:
- Laporan Neraca (Balance Sheet)
- Dicatat sebagai aset lancar (current assets) dengan nama akun “Supplies” atau “Perlengkapan”.
- Nilainya mencerminkan jumlah supplies yang masih tersisa pada akhir periode akuntansi.
- Laporan Laba Rugi (Income Statement)
- Nilai supplies yang telah digunakan selama periode berjalan dicatat sebagai Supplies Expense (Beban Perlengkapan).
- Beban ini dikategorikan sebagai biaya operasional (Operating Expense).
Dengan pencatatan yang benar, perusahaan dapat mengontrol penggunaan perlengkapan dan mencegah pemborosan, serta menyajikan laporan keuangan yang akurat dan sesuai standar akuntansi (SAK).
Kesimpulan
Supplies dalam akuntansi merupakan barang habis pakai yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan, seperti alat tulis kantor, perlengkapan produksi, atau bahan perawatan.
Pada awalnya, supplies dicatat sebagai aset lancar, namun ketika digunakan nilainya akan berubah menjadi biaya operasional.
Pencatatan yang akurat sangat penting agar laporan keuangan mencerminkan kondisi sebenarnya dari aset dan biaya perusahaan.
Dengan memahami cara pengakuan dan pencatatan supplies, bisnis dapat mengelola pengeluaran operasional secara lebih efisien. Dan bila Anda membutuhkan bantuan dalam menyusun laporan keuangan, melakukan jurnal penyesuaian, atau memastikan kepatuhan akuntansi perusahaan, RDN Consulting siap membantu Anda dengan layanan profesional di bidang akuntansi dan keuangan bisnis.
